Documentos institucionales impresos

Preguntas como ¿qué elementos van en la portada?, ¿está definido el título final?, ¿llevará algún logo, o varios?, ¿en qué orden serán ubicados? Las respuestas a estos asuntos requieren decisiones institucionales definidas de antemano, de acuerdo al uso, a una línea gráfica o a un manual de imagen institucional.

La intención de este breve artículo es compartir algunas sugerencias –fruto de la experiencia en la elaboración de documentos institucionales– para tener en cuenta en el proceso de producción gráfica de los mismos.

Informarse y asesorarse

En primer lugar, es aconsejable revisar ejemplares similares de editoriales o instituciones serias y, en segundo, consultar directamente con la empresa o persona que realizará el trabajo, para definir un listado de lo necesario y sus características técnicas, a fin de minimizar la cantidad de errores y retrasos por aspectos no previstos desde el inicio. Un ejemplo muy común es percatarse, a última hora, de que no se tiene una imagen de buena calidad de alguno de los logos que va en el documento.

Para no olvidar preparar o definir algún detalle y por razones de orden, proponemos dividir los documentos en cuatro partes: a) las páginas preliminares, b) el contenido, c) las páginas finales y d) la portada y contraportada. Cada una contiene textos que deben estar aprobados por la dirección, así como el concepto general o particular de las imágenes, si es el caso.

Para un listado básico

Las “páginas preliminares”

  • La portada interior: título, subtítulo, autor o autores, logos;
  • La información de quiénes participaron en la producción del libro: coordinadores, investigadores, correctores; la entidad editora o responsable de la publicación, dirección, ciudad, fecha y número de edición, número de libro estándar internacional o ISBN (si ha sido registrado); responsabilidad sobre el contenido, derechos de reproducción.
  • Los agradecimientos, frases o lemas relacionados con el contenido del libro.
  • Los índices. Dependiendo del tipo de publicación, podría incluir índice general, de gráficas,

tablas y diagramas, temático u otros.

  • La presentación, cuya función es presentar institucionalmente la publicación, el objetivo que busca, cuál fue el origen de la misma y otras que se considere importante divulgar.
  • La introducción, cuya función es ubicar al lector con la información necesaria para comprender el contenido del libro y su organización.
  • Las abreviaturas y símbolos utilizados.

El orden no es rígido: algunos documentos tienen los índices al final, otros incluyen páginas

preliminares con fotografías, etcétera. La naturaleza del documento define cuáles de estas partes es pertinente incluir en él. Es necesario definir cómo irán suscritas la presentación y la introducción: la primera, por lo general, la firma una persona o instancia directiva y, la segunda, la persona autora o el equipo autoral.

El “contenido del documento”

Es el contenido propiamente dicho. Su organización puede ser por capítulos o partes, o bien puede constar de un solo apartado. Es conveniente revisar que el orden de la información siga criterios totalmente claros para el público lector, especialmente en lo que a jerarquía (importancia del tema), pertenencia o dependencia de subtemas a otros, inicio y cierre de capítulos se refiere.

Esta organización de temas y subtemas debe hacerse visible por medio de números, letras, viñetas, tamaño de títulos, uso de negritas, subrayados u otros. Los programas para procesar textos incluyen herramientas muy útiles para este fin.

Las “páginas finales”

Dependiendo del tipo de publicación: bibliografía, glosario, información sobre los autores y las autoras, epílogo o texto final desligado del contenido central y los anexos.

La “portada y contraportada”

Además de los elementos mencionados en el primer párrafo de este artículo, igualmente, deben definirse los elementos que se colocarán en contraportada, como texto, logos e imágenes.

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